Bei einem Praxistelefonat werden häufig Namen, Telefonnummern und Informationen zum Anliegen verarbeitet. Eine KI-Telefonassistenz braucht deshalb einen nachvollziehbaren Rahmen für Datennutzung und Zuständigkeiten. Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung des Gesprächs mit Anbieter und Datenschutzberatung; sie ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer konkreten Verarbeitung.
Welche Daten werden für welchen Zweck benötigt?
Beschreiben Sie zuerst den Arbeitsablauf: Soll die Assistenz Terminwünsche aufnehmen, Rückrufe vorbereiten oder organisatorische Fragen beantworten? Daraus ergibt sich, welche Angaben für den jeweiligen Zweck nötig sind. Für eine Rückrufbitte sind andere Informationen erforderlich als für eine allgemeine Frage zu Öffnungszeiten.
Personenbezogene Daten der Tierhalter:innen bleiben auch dann geschützt, wenn der Anlass ein Tier betrifft. Die Assistenz sollte daher gezielt nach den benötigten Angaben fragen. Eine möglichst umfangreiche Datensammlung ist kein Qualitätsmerkmal; Datenminimierung und Zweckbindung gehören zu den Grundsätzen der DSGVO.
Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
Klären Sie, welche Entscheidungen die Praxis trifft und welche Aufgaben ein Dienstleister übernimmt. Ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt und welche vertraglichen Regelungen benötigt werden, hängt vom tatsächlichen Modell ab. Die Bezeichnung eines Produkts allein beantwortet diese Frage nicht.
Lassen Sie sich die für Ihren Einsatz relevanten Unterlagen und Zuständigkeiten erläutern. Dazu gehören gegebenenfalls der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die beteiligten weiteren Dienstleister und die Regelungen für Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Konkrete Unterlagen für Ihre Praxis besprechen wir im persönlichen Austausch.
Wie werden Anrufende verständlich informiert?
Die Begrüßung sollte erkennen lassen, dass eine digitale Assistenz die Aufnahme übernimmt. Außerdem muss die Information über die Datenverarbeitung zur tatsächlichen Nutzung passen. Eine Information auf der Website und ein verständlicher Gesprächseinstieg erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben.
Klären Sie gesondert, ob Sprache nur während des Gesprächs verarbeitet, in Text überführt oder zusätzlich als Audio gespeichert wird. Diese Vorgänge sollten nicht gleichgesetzt werden. Rechtsgrundlage, Informationspflichten und gegebenenfalls weitere Voraussetzungen müssen für den konkreten Ablauf geprüft werden.
Wer darf die aufgenommenen Anliegen sehen?
Zugriff sollte auf Personen beschränkt sein, die die Angaben für ihre Aufgaben benötigen. Prüfen Sie, wie Zugänge eingerichtet, ausgeschiedene Mitarbeitende entfernt und Aufgaben innerhalb des Teams bearbeitet werden. Auch Exporte oder Weitergaben müssen in den vorgesehenen Ablauf passen.
Eine Zusammenfassung enthält unter Umständen bereits personenbezogene Angaben. Beim internen Teilen sollte deshalb geprüft werden, wer die Information erhält und welcher Übertragungsweg vorgesehen ist. Für öffentliche Produktbeispiele und Schulungsmaterial eignen sich vollständig fiktive Daten.
Wie lange bleiben Informationen gespeichert?
Aufbewahrung und Löschung sollten anhand des jeweiligen Zwecks geregelt werden. Eine telefonische Aufnahme, eine bearbeitete Aufgabe und die Dokumentation in der Praxissoftware können unterschiedliche Funktionen haben. Eine einheitliche, frei erfundene Frist für alle Daten wäre deshalb keine sinnvolle Lösung.
Fragen Sie, welche Datenarten vorhanden sind, wie eine Löschung veranlasst wird und welche rechtlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen Anforderungen im konkreten Fall zu beachten sind. Legen Sie zudem fest, wer Anfragen betroffener Personen bearbeitet und wo die dazu nötigen Informationen verfügbar sind.
Was sollte vor dem ersten echten Anruf geklärt sein?
Die Vorbereitung ist abgeschlossen, wenn Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlage, Informationen, Vertragsunterlagen und Schutzmaßnahmen für den vorgesehenen Einsatz nachvollziehbar geklärt sind. Testen Sie den Ablauf zunächst mit fiktiven Fällen und prüfen Sie, welche Angaben tatsächlich in der Übergabe erscheinen.
Ein allgemeines Werbeversprechen wie „DSGVO-konform“ ersetzt diese Abstimmung nicht. Im Praxischeck können Sie den geplanten Ablauf ohne Patientendaten beschreiben und offene Unterlagen gezielt anfragen. Für die rechtliche Bewertung beziehen Sie die zuständige Datenschutzberatung ein.
- Zwecke und benötigte Angaben je Anrufart festgelegt
- Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung geprüft
- Information über KI-Einsatz und Datenverarbeitung vorbereitet
- Zugriffe, Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung abgestimmt
- Ansprechperson für Rückfragen und Betroffenenanfragen benannt